Dat duurzaamheid hoog in het vaandel staat bij Hendriks SGR, is geen geheim. Logisch dus dat het Osse bedrijf voor zijn nieuwe bedrijfspand heeft gekozen voor een compleet energieneutraal gebouw. Hierin is voor het papieren archief geen ruimte meer; dit ligt nu opgeslagen bij Reisswolf.

Een bijdrage aan de circulaire economie is belangrijk voor onderhoudsbedrijf Hendriks SGR. Er wordt dan ook goed nagedacht over wat je wel en wat je niet archiveert. Dit zorgt ervoor dat er geen onnodige zaken op papier bewaard worden. Het nieuwe bedrijfspand kent dan ook alleen kantoor- en werkruimtes, en geen onnodige vierkante meters voor een archief.

 Makkelijk en snel toegang

Maar nog altijd heeft Hendriks SGR – naast veel digitaal opgeslagen stukken – archief vanuit het verleden op papier. Dit moet natuurlijk bewaard blijven, en wel op zo’n manier dat je er op een makkelijke en snelle manier toegang toe behoudt. Dit was een belangrijk punt in de zoektocht naar een externe locatie voor het onderbrengen van het archief. De keuze voor Reisswolf werd vanwege de flexibiliteit in mogelijkheden snel gemaakt.

 Rust en voordeel

“Bij de start was het een hele klus om het veelal stoffige en rommelige archief te ordenen, te inventariseren en eventueel te automatiseren”, aldus Jan Denteneer, controller bij Hendriks SGR. “Maar op de lange termijn levert het rust en voordeel op.”

 Geen werk

Bepaalde archiefdocumenten kunnen na de wettelijke bewaarperiode van zeven jaar vernietigd worden. Dit is nu allemaal geregistreerd, waardoor Hendriks SGR na het verstrijken van die termijn een melding ontvangt. “Door enkel een seintje te geven, wordt de vernietiging in gang gezet”, geeft Jan aan. “Wij hebben er geen werk meer aan! Dat is ons uitsterfbeleid voor wat betreft het grote papieren archief.”

De voordelen op een rij:

• Benodigde gegevens op te vragen via webportaal
• Snel inzicht in specifieke documenten
• Automatische melding van passeren wettelijke bewaarplicht mogelijk
• Eventuele (gedeeltelijke) archiefvernietiging snel, makkelijk en met garantiecertificaat te regelen

Benieuwd naar de 5 belangrijkste punten om rekening mee te houden met het opslaan van archief? Lees er hier meer over.