29-04-2020

DE VOORDELEN VAN SCANNING ON DEMAND

Op bestelling gedigitaliseerd

Archiefstukken direct digitaal beschikbaar, zonder dat de klant het archief in hoeft? Altijd en overal te raadplegen via een persoonlijke omgeving in een beveiligd online archiefsysteem? Met scanning on demand maken we archiefbeheer een heel stuk gemakkelijker.

Zul je zien: heb je nú dat ene archiefstuk nodig, ligt het extern opgeslagen en heb je geen tijd om naar de opslaglocatie te gaan... Herkenbaar? Waarschijnlijk wel, want veel Reisswolf-klanten maken gebruik van externe opslaglocaties voor hun archief. Slim, want hiermee besparen ze ruimte binnen hun eigen kantooromgeving én zijn ze verzekerd van een optimaal beveiligde opslaglocatie voor hun vertrouwelijke documenten. Maar wat als je dat ene archiefstuk inderdaad nú nodig hebt?

Efficiënt digitaliseren

Daarvoor is scanning on demand de oplossing. Hiermee digitaliseren we op bestelling precies díe archiefstukken die de klant nodig heeft. Niet meer en niet minder. Zo helpen we klanten snel en veilig aan de gevraagde documenten, zonder onnodige kosten te maken voor het digitaliseren van complete archieven.

Veiligheid voorop

We scannen de gevraagde documenten in en plaatsen ze in ons online archiefbeheersysteem. Daar kan de klant de stukken 24/7 ophalen via zijn eigen gepersonaliseerde portal. Het hele proces wordt uitgevoerd door gecertificeerde medewerkers en vindt plaats achter gesloten deuren, binnen onze beveiligde archieflocatie. Het gevraagde document wordt fysiek dus niet meer verplaatst.

Signalering bewaartermijn

Bij elk archiefstuk kan de klant de gewenste bewaartermijn aangeven, vaak gekoppeld aan wettelijke regels. Het archiefbeheersysteem heeft een slimme signaleringsfunctie, dus het verlopen van deze bewaartermijnen wordt automatisch bijgehouden. Is een bewaartermijn verstreken? Dan krijgt de klant vanzelf een seintje. En als de klant de documenten niet meer nodig heeft? Dan worden ze via ons gecertificeerde vernietigingsproces verwerkt tot snippers van maximaal 320 mm2 grootte. Archiefbeheer van begin tot eind!

Leuk om te weten

In ons nieuwe pand op bedrijventerrein Vorstengrafdonk in Oss hebben we straks ruimte voor zo’n vijftien kilometer aan archiefopslag. Dat staat gelijk aan ongeveer 200.000 archiefdozen of ordners.

NIEUWSBRIEF

Schrijf je in voor de nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze activiteiten, actuele ontwikkelingen in de branche en slimme oplossingen voor afvalvraagstukken.

Wees gerust: je gegevens zijn bij ons veilig en worden niet aan derden verstrekt.